Dari Prinsip Kegiatan Sampai Jenis

Sebuah pertunjukan konser musik, kegiatan yang juga membutuhkan jasa Event Organizer. [via isiyogya]

Dalam setiap kegiatannya, sebuah EO harus memperhatikan 5W+1H. Sama persis dengan apa yang berlaku di dunia jurnalistik: Why : alasan event tersebut dibuat, What : apa bentuk dari event tersebut, Where : dimana event tersebut diilaksanakan, When : kapan dan berapa lama event utersebut dilaksanakan, Who : siapa yang akan terlibat dalam event tersebut, dan How : bagaimana cara untuk melaksanakannya.

Adapun dasar-dasar kegiatan atau pengelolaannya berpijak pada tiga hal: Menjalankan ide yang diwujudkan kedalam konsep event, Konsep itu harus dapat dinyatakan dan mampu dijalankan dengan baik, Konsep tersebut harus dapat diterima oleh semua pihak yang terlibat.

Bersamaan dengan itu, setiap perencanaan kegiatan hendaklah disertai dengan analisis dan  penelitian awal atau setidaknya sebuah argumentasi yang bisa menjawab hal-hal ini: Layakkah event itu diselenggarakan? Terutama dikaitkan dengan efesiensi atau besarnya biaya? Adakah event itu akan menarik minat masyarakat? Adakah tema dan breakdown acaranya sesuai dengan target audience? Mampukah semua itu menumbuhkan interaksi dengan audience? Kalaupun mampu, bisakah ia menciptakan "experience" dengan mereka? Sejauh mana tingkat kreativitas, inovasi, dan orisinalitas kegiatan tersebut?

Sementara itu, dilihat dari jenis dan skala atau spesifikasi kegiatan yang ditanganinya, ada beberapa jenis Event Organizer. Di antaranya:

• One Stop Service Agency: E.O. besar yang mampu menyelenggarakan berbagai jenis acara hingga skala internasional sekalipun.
• MICE : Kependekan dari Meeting, Incentive, Convention, Exhibition. EO yang khusus bergerak di bidang penyelenggaraan acara berbentuk pertemuan.
• Brand Activation ; adalah EO yang secara spesifik membantu client-nya untuk mempromosikan dalam rangka peningkatan penjualan, peningkatan pengenalan merk di kalangan konsumen, dengan berinteraksi langsung ke target marketnya.
• Musik dan Hiburan: EO yang memiliki spesialisasi di bidang hiburan terutama musik.
• Penyelenggara Pernikahan: EO yang mengkhususkan diri membantu klien mengadakan pesta pernikahan.
• Penyelenggara Ulang Tahun: EO yang ahli membuat pesta ulang tahun termasuk untuk anak-anak.
• Penyelenggara Pribadi: EO khusus yang bergerak untuk penyelenggaraan pesta pribadi terutama bagi orang kaya.
• Komunitas Event Organizer Indonesia, media promosi event untuk event dan bermacam acara.